Katalogproduktionszeit wurde von 9 Monaten auf 1 Woche reduziert
”Mit Perfion und InBetween können wir unseren 1000-seitigen Gesamtkatalog innerhalb einer Woche generieren und druckfertig gestalten. Früher dauerte diese Arbeit bis zu einem Dreivierteljahr. Heute haben wir jederzeit Zugriff auf alle Produktdaten, und auch unser Webshop erhält alle notwendigen Produktinformationen aus Perfion. Über die letzten 4 Jahre hinweg haben wir geschätzt 200.000 Euro eingespart.” Matthias Westhauser, Marketingleiter, Schäfer + Peters GmbH
Herausforderung
Bei der Schäfer + Peters GmbH, Hersteller von rost- und säurebeständigen Verbindungselementen, waren die Produktinformationen der 32.000 verschiedenen Lagerartikel früher überall im Haus verstreut — auf Rechnern und Servern, in Excel-Dateien und im Microsoft Dynamics NAV ERP-System. Technischen Daten waren nicht systematisch gepflegt, Dies bereitete besonders bei der Erstellung des Hauptkataloges Probleme: Über mehrere Jahre hinweg hat Schäfer + Peters mit dem gleichen Katalog gearbeitet, weil die Erstellung einer neuen Fassung für mehrere Vollzeitmitarbeiter sechs bis neun Monate gedauert hätte.
Grundsätzlich war es schwierig, den Kunden Produktdaten bereitzustellen, weil die Daten wegen der Abwesenheit einer zentralen Datenbank nicht aktuell und sauber zur Verfügung standen.
Lösung & Vorteile
Seit 2010 verwaltet Schäfer + Peters alle Produktinformationen in 14 verschiedenen Sprachen im Perfion PIM-System. Der ausschlaggebende Punkt bei der Entscheidung für Perfion war die vollständige Integration mit Microsoft Dynamics NAV, und dass die Verkäufer direkt aus Dynamics NAV auf die Produktdaten in Perfion zugreifen können.
Für die Vertriebsmitarbeiter ist in NAV ein Button integriert, worüber sie sich alle Daten, die in Perfion gepflegt werden, anzeigen lassen können: Abmessungen, Werkstoff, Bilder, Piktogramme u.a.m. Hier kann auch ein einfacher Produktflyer (als PDF) aufgerufen werden, der sich auf Knopfdruck direkt ausdrucken oder per E-mail an den Kunden schicken lässt.
Katalogproduktion dauert 1 Woche statt 9 Monaten
Die Katalogproduktion ist mit Perfion völlig revolutioniert worden. Wo es früher für mehrere Vollzeitmitarbeiter (insgesamt waren 5-8 Personen involviert) bis zu neun Monate dauerte, den großen Hauptkatalog zu erstellen, ist die Arbeit jetzt von 2 Personen innerhalb einer Woche erledigt.
Matthias Westhauser erklärt, wie der Prozess der Katalogproduktion mit Hilfe der Publishing Software InBetween und dem Perfion PIM-System läuft:
„Wenn wir Kataloge, Flyer oder Broschüren erstellen, exportieren wir die Daten als XML-Datei aus Perfion. Diese wandelt InBetween um und setzt sie im Adobe InDesign in das hinterlegte Katalog-Layout. Wir haben verschiedene Layouts – für Katalog, Flyer und Broschüren. Der Ablauf ist quasi automatisiert. Das heißt, ich führe nur noch die einzelnen Programme aus, aber die Inhalte werden automatisch generiert und gesetzt. Die Generierung unseres 1000-seitigen Hauptkatalogs dauert so ca. 3-4 Tage. Danach brauche ich noch rund 2-3 Tage, um manuelle Nacharbeiten zu machen und alles zu kontrollieren, anschließend ist der Katalog druckfertig.“
Volle Integration mit ePages Webshop
Auch die auf ePages basierende Onlineshop-Lösung greift ausschließlich auf die Daten aus Perfion und Dynamics NAV zurück. Änderungen an den Produktdaten im Perfion oder NAV werden sofort mit dem Webshop syncronisiert. Damit gewährleistet S+P seinen Webshop-Kunden, alle notwendigen Produktdaten immer aktuell zur Verfügung stellen zu können.
Alle Produkt-PDFs im Webshop werden in dem Moment, in dem der Kunde sie anklickt, automatisch mit den neuesten Produktdaten aus Perfion generiert. Der Mehrgewinn für den Webshop ist enorm, und bei Schäfer + Peters ist Perfion Produktinformationsmanagement die Datenquelle Nummer eins.
Über Schäfer + Peters
Die Firma Schäfer + Peters ist mit mehr als 200 Mitarbeitern und über 32.000 verschiedenen Lagerartikeln Ihr Partner für rost- und säurebeständige Verbindungselemente, DIN- und Normteile wie z. B. Holzschrauben, metrische Schrauben, Blechschrauben, Scheiben, Muttern oder auch Produkte wie Schwerlastbefestigungen, Sicherheitsschrauben und Solarbefestigungen sowie Sonder- & Zeichnungsteile – allesamt in verschiedenen Ausführungen.
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