Zeitaufwand bei der Erstellung eines Produktblatts: Früher 90 Minuten. Mit Perfion 5 Minuten.
“Mit Perfion haben wir den Aufwand bei der Erstellung eines Produktblattes von 90 Minuten auf 5 Minuten reduzieren können - und die Erstellung von einer Systemdokumentation dauert statt 4 Stunden jetzt nur 1 Stunde. Das sind enorme Zeiteinsparungen, die wir durch das PIM-System erreicht haben.“ Marco Stecher, Abteilungsleiter IT-Services, hollu Systemhygiene GmbH
Die österreichische hollu Systemhygiene GmbH entwickelt innovative, aufeinander abgestimmte Reinigungssysteme für alle Bereiche der Reinigung & Hygiene. Das Unternehmen verwaltet Produktinformationen von über 3000 Artikeln in 3 Sprachen.
Herausforderung
Vor dem Einsatz des PIM-Systems verwaltete hollu Systemhygiene alle Produktinformationen ganz klassisch manuell in unterschiedlichen Systemen: Der Dynamics AX ERP-Lösung, Excel-Datenbanken und in unterschiedlichen Office-Dokumenten wie Word und PowerPoint. Dadurch lief die Bereitstellung von produktrelevanten Daten sehr träge und ineffizient. Es war aufwendig, zu den richtigen Produktinformationen zu kommen, und auch redundante Eintragungen stellten Herausforderungen dar. Nur durch viel Fragen konnte festgestellt werden, welche Daten die richtigen waren.
Lösung & Vorteile
Die Perfion-Lösung für Produktinformationsmanagement überzeugte durch ihre hohe Bedienerfreundlichkeit und freie Konfigurierbarkeit, ihre volle Integration in das Dynamics AX ERP-System, in die IT-Systemlandschaft und in die ganze IT-Strategie, die Standardprozesse bevorzugt.
Ausschlaggebend für Marco Stecher, Abteilungsleiter IT-Services, war außerdem die Art der Kommunikation und Zusammenarbeit sowohl in der Vorphase als auch später im Projekt:
“Everything was very uncomplicated – and with an equal dialogue. We felt comfortable right away. The consultants have an ear for the problems and are anxious to establish standard processes. If IT projects would always work this way, I would be happy.”
“Alles lief sehr unkompliziert und auf Augenhöhe. Wir haben uns sofort wohlgefühlt. Man hat ein Ohr für die Probleme und ist darauf bedacht, Standardprozesse zu etablieren. Wenn IT-Projekte immer so laufen würden, wäre ich froh.”
Mit dem Perfion PIM-System hat hollu Systemhygiene heute eine zentrale, vertrauenswürdige Informationsquelle für alle Produktinformationen und Bilddateien. Die Informationen werden für folgende Marketing- und Vertriebskanäle verwendet:
- Produktinformationsblätter und Systemdokumentationen, die sich mit Perfion jeweils 18 Mal und 4 Mal schneller erstellen lassen.
- Katalogerstellung/Katalogausleitung - ein 400-seitiger, druckbereiter Produktkatalog mit Schnittstellen zu InDesign zusammen mit EasyCatalog. Die Produktionszeit des Kataloges wird durch Perfion PIM merkbar verkürzt. Änderungen lassen sich bis zur letzten Minute vornehmen.
- Später werden auch interne Preislisten erstellt, und die zur Verfügungstellung von Produktinformationen, u.a. in einem neuen Webshop, wird über Perfion stattfinden.
Systemdokumentationen in einem Viertel der Zeit
Bei hollu Systemhygiene bildet die Systemdokumentation die Basis für die Einführung von neuen Mitarbeitern und der Qualitätssicherung der Dienstleistung bei den bestehenden Mitarbeitern. Eine Systemdokumentation beinhaltet die Beschreibung eines geschlossenen Reinigungssystems. Hier werden für den Fachberater und den Kunden alle erforderlichen Produkte dargestellt und das eingesetzte Reinigungsverfahren mit den dazugehörigen Reinigungsmethoden erklärt. Die Systemdokumentation enthält fachliche Informationen für den Fachberater und gibt mit einem bebilderten Arbeitsablauf einen „roten Faden“ für den User in der Anwendung aller Produkte vor.
Der Aufwand bei der Erstellung einer Systemdokumentation ist mit Perfion von 4 Stunden auf 1 Stunde reduziert. Bei einem Produktblatt ist der Aufwand von 90 Minuten auf 5 Minuten reduziert. Auch bei der Katalogerstellung sind sehr grosse Einsparungen vorgesehen.
Die eingesparte Zeit wird genutzt, um noch mehr Qualität in die Systemdokumentation zu bringen, und um zusätzliche Zeit bei den Kunden zu verbringen.
Über hollu Systemhygiene GmbH
Die hollu Systemhygiene Gmbh ist ein österreichisches Familienunternehmen mit Hauptsitz in Tirol. Seit 1905 entwickelt der professionelle Hygienepartner & Komplettanbieter innovative, aufeinander abgestimmte Reinigungssysteme für alle Bereiche der Reinigung & Hygiene. Das Unternehmen beschäftigt 400 Mitarbeiter an 8 Standorten.
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